Privacyverklaring en verwerkingsregister

Dit is de basis-privacyverklaring van het Activiteitenrooster. De school die de applicatie gebruikt is verwerkingsverantwoordelijke en vult dit document aan met eigen contactgegevens, functionaris gegevensbescherming en schoolspecifiek beleid. De beheerder van de applicatie treedt op als verwerker.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

• Leerlingen: naam en klasindeling, plus lidmaatschap van activiteiten-groepen

(bv. gym of ondersteuning). Meer niet: geen geboortedata, geen adressen, geen contactgegevens, geen medische of andere bijzondere persoonsgegevens.

• Leerkrachten en andere gebruikers: naam, e-mailadres, wachtwoord (als hash),

en optionele formatiegegevens (werktijdfactor, werkdagen, opmerkingen). Het opmerkingen-veld is uitsluitend bedoeld voor roostertechnische bijzonderheden; de invoerschermen wijzen erop dat er geen medische of andere bijzondere persoonsgegevens ingevuld mogen worden.

• Technische loggegevens: bij elk websiteverzoek worden IP-adres en

verzoekgegevens gelogd voor beveiliging (o.a. bescherming tegen inlogpogingen) en foutopsporing.

Doel en grondslag

De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het plannen en inzichtelijk maken van schoolactiviteiten (roosters, groepsindelingen, conflictdetectie en PDF-exports voor intern gebruik). Grondslag is de uitvoering van de onderwijstaak van de school (gerechtvaardigd belang / taak van algemeen belang); de school legt de precieze grondslag vast in haar eigen register.

Bewaartermijnen en verwijdering

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het lopende en aangrenzende schooljaar. De applicatie bevat daarvoor concrete mechanismen:

• Leerling verwijderen: verwijdert de leerling en anonimiseert de naam in

historische versie-snapshots (naam wordt "[verwijderd]").

• Vertrokken leerkrachten: kunnen gedeactiveerd en daarna onomkeerbaar

geanonimiseerd worden (naam, e-mail en formatiegegevens worden gewist).

• Organisatie verwijderen: wist alle gegevens van een school in één keer.

De retentie van technische logs (met IP-adressen) volgt het logbeleid van de hostingpartij; logs worden niet langer bewaard dan voor beveiliging en foutopsporing nodig is.

Subverwerkers

• Railway Corp. — hosting van de applicatie en de PostgreSQL-database.

Datacenter in EU-West (Amsterdam). Railway is een Amerikaans bedrijf, gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework.

Er worden geen gegevens gedeeld met andere partijen.

Beveiliging

Toegang vereist een persoonlijk account met wachtwoord (bcrypt-gehasht). Verbindingen lopen via HTTPS. Inlogpogingen zijn rate-limited en gegevens zijn per organisatie (school) afgeschermd.

Rechten van betrokkenen

Verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering lopen via de school (verwerkingsverantwoordelijke). De coördinator kan gegevens direct in de applicatie corrigeren of verwijderen met de hierboven genoemde mechanismen.